EL FONDO DE POBLACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS en Venezuela, está en búsqueda de Asistente en Adquisiciones que brindará apoyo a la Coordinación de Operaciones Humanitarias, Finanzas, Adquisiciones y Logística.
Deberes y Responsabilidades
1.- Asegurar la aplicación de los manuales de políticas y procedimientos (PPM) del UNFPA referentes a adquisiciones y contratación de bienes y servicios, registro y control de los insumos, certificaciones de inventario de las oficinas, reporte de insumos de programas incluido aseguramiento de última milla (“Last Mile Assurance”), evaluación de riesgo en la cadena de insumos y procedimientos de procura.
2.- Preparar documentos de recepción y muestreo de insumos y bienes y documentos de entrega a los socios implementadores. Organizar los documentos y velar por la adecuada firma, colocación de fechas y data requerida incluyendo para esto la comunicación directa con las contrapartes.
3.- Completar el registro de insumos en el Sistema Atlas con los correspondientes documentos de verificación y confirmar que las cantidades registradas se correspondan con el plan de distribución, documentación e inventario.
4.- Apoyar a los socios implementadores en completar la documentación correspondiente a los informes de última milla, velando por su calidad y precisión antes de ser enviados a la sede del UNFPA.
5.- Preparar la documentación requerida por la firma auditora encargada de realizar auditoria a los registros de insumos y existencia en el Almacén contratado por la oficina del UNFPA.
6.- Sistematizar la información obtenida de las visitas de control puntuales (Spot Checks) realizadas a almacenes y centros de salud y preparación del informe correspondiente.
7.- Apoyar en la preparación de documentos necesarios para el ingreso a Venezuela y Desaduanaje de los insumos adquiridos internacionalmente, en estrecha coordinación con la Subdivisión de Servicios de Adquisición (PSB) y la Unidad Solicitante.
8.- Apoyar el proceso de gestión de adquisiciones locales incluyendo, pero no limitado: gestión de proveedores incluyendo identificación y selección de proveedores según su adecuación técnica y cumplimento de recaudos administrativos, comunicaciones, elaboración de documentos. (requisiciones, Request for quotations -RFQ-, etc.), y seguimiento.
9.- Apoyar la evaluación de la calidad de los insumos ofrecidos, incluyendo visitas a proveedores, comprobación de cumplimiento de las especificidades técnicas de los mismos.
10.- Apoyar en la coordinación y seguimiento de la ejecución de los planes de distribución.
11.-Mantener la comunicación con los proveedores seleccionados para garantizar la entrega oportuna de los suministros.
12.-Preparar solicitudes de pago y documentación de respaldo para proveedores.
13.-Mantener los archivos administrativos, registros, inventarios y actualizar registros en el formato prescrito para su posterior uso, de acuerdo con la política de gestión de insumos del programa.
14.-Apoyar en el manejo de los depósitos o almacenes de todos los productos, suministros y consumibles de menara de garantizar que se cumplan los controles para aseguran la calidad y cantidad.
15.-Apoyar la revisión y verificación de las facturas relacionadas con los servicios de reenvío, almacenamiento, seguros, etc.
16.-Garantizar informes precisos y correctos de las existencias del almacén, incluido el movimiento de artículos, documentación de los destinatarios.
17.-Desarrollar acciones adicionales relacionadas con sus funciones que sean requeridas por el UNFPA.
Nota: Toda la información a la que tenga acceso el consultor en el marco del proyecto, así como las condiciones y monto del pago de los productos es estrictamente confidencial.
Duración: Tres meses iniciales y extensión sujeto a disponibilidad de fondos.
Lugar de prestación de los servicios: Caracas
Habilidades y Experiencias Requeridas:
-Se requiere profesional del área administrativa o similar.
-Experiencia demostrada mínima de cuatro años preferiblemente en puestos similares.
-Experiencia en adquisiciones y control de inventarios es una ventaja.
-Manejo del paquete informático Office.
-Nivel intermedio de inglés.
-Capacidad de trabajo en equipo e independiente.
-Motivación: actitud positiva y proactiva hacia el trabajo y la cooperación con el equipo de la oficina y contrapartes.
-Resistencia a la tensión: capacidad de mantener una actitud madura durante la resolución de problemas relacionados con carga de trabajo, situaciones de emergencia, conflictos interpersonales.
-Excelente habilidad de organización y planificación.
-Comunicación eficaz y síntesis: capacidad de presentar información oral y escrita de forma clara y concisa.
No existe ninguna tarifa o cuota que deba ser pagada en ningún momento del proceso de selección.
UNFPA no solicita ni requiere información sobre el VIH/SIDA de sus empleados ni tolera la discriminación en base al estado seropositivo de VIH/SIDA.
Las y los interesados en aplicar para esta vacante deberán descargar el formulario adjunto (p11_personal_history_form-es.doc) llenarlo debidamente y enviarlo al correo venezuela.office@unfpa.org junto a una carta de postulación de máximo 200 palabras.
Las postulaciones serán recibidas hasta el miércoles 05 de febrero de 2021 a las 17:00hrs Venezuela .
