UNV

UNV - Asistente del Representante

16 Julio 2017

Caracas, Venezuela

Background
 

Bajo la dirección y supervisión directa del Representante, el/la Asistente asegurará el funcionamiento eficaz y eficiente de la oficina del Representante, con  total confidencialidad en todos los aspectos de la asignación, el mantenimiento de los procedimientos protocolares, ha de garantizar el flujo de información y el seguimiento de plazos y compromisos adquiridos.

El/la Asistente  trabaja en estrecha colaboración con las oficinas de Recepción, Programas, y Operaciones, agencias de la ONU y autoridades nacionales para garantizar el flujo eficiente de la información, seguimiento de los acuerdos, instrucciones dadas al staff de la organización,           agendas, órdenes del día, entre otros.

 
Duties and Responsibilities
 

·           Asegura una óptima comunicación entre el Representante y el personal de UNFPA Venezuela, así como homólogos externos y los representantes de contrapartes, asociados de implementación y organizaciones que entren en contacto con el UNFPA, a través de un uso eficaz de las comunicaciones escritas, verbales y electrónicas.

·           Registros y rutas de documentos entrantes del Representante para el personal UNFPA Venezuela para la acción; comentarios y garantiza la conformidad con las directrices del UNFPA y procedimientos de todos las correspondencias salientes y somete a la firma del Representante.

·           Elabora borradores de correspondencia; y en consulta con otros miembros del personal UNFPA Venezuela responde a las solicitudes de información, que puede ser de carácter confidencial, en el momento oportuno, discreto y preciso.

·           Investiga archivos, recopila la información solicitada, y organiza el material para cumplir con las necesidades del Representante. Esto incluye la preparación de la información y / o escritos, resúmenes y documentación de antecedentes requerida por el Representante para todas las misiones oficiales y reuniones especiales.

·           Ensambla materiales de información y prepara presentaciones PowerPoints y otras presentaciones que incluyen gráficos visuales generados por el computador.

·           Se compromete a la logística administrativa y financiera siguiendo las políticas y procedimientos, arreglos en consulta con el Director de Operaciones / Especialista de Operaciones, para reuniones y talleres organizados por la Oficina del Representante.

·           Ingresará información financiera (REQ) correspondiente a su perfil en el sistema ATLAS.

·           Establece y supervisa el sistema de archivo y un sistema de seguimiento de las emisiones de UNFPA Venezuela.

·           Organiza y mantiene el sistema de archivo de la Oficina del Representante.

·           Mantiene hasta a la fecha listas de correo electrónico.

·           Responsable de asuntos de protocolo y enlace con los Ministerios, Embajadas y alto nivel asociados para el desarrollo.

·           Gestiona calendario del Representante y el horario de las citas y reuniones. Recibe visitantes / funcionarios de alto rango. Toma minutos y/o notas como requiere, y las respuestas y las pantallas llamadas con tacto y discreción.

·           Hace los arreglos de viaje para el Representante y del director de País en misiones a Venezuela.

·           Mantiene actualizada la carpeta de archivo y de ejecución financiera y programática del PCA. Crea y gestiona los expedientes administrativos en el Representante de viajes en misión, informes de misión, administra 'la asistencia permiso del representante, y coordina la preparación y actualización de los planes de viaje del representante.

·           Ayuda en la preparación y finalización del Plan de Gestión Oficina UNFPA Venezuela.

·           Prepara traducciones de información, y puede actuar como intérprete cuando sea necesario.

·           Prestar de apoyo y coordinación de las agendas con el Director de país.

·           Cualquier otra función relacionada, que le asigne el Representante.

 

Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a:

 

·           Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU, como por ejemplo en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado (DIV);

·           Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión;

·           Reflexionar sobre el tipo y la calidad de la acción voluntaria que se lleva a cabo, incluida su participación en actividades realizadas periódicamente;

·           Contribuir con artículos/críticas (opiniones) de las experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su publicación en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU;

·           Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Voluntarios de la ONU;

·           Asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio con individuos y organizaciones locales pertinentes cuando sea técnicamente posible.

 
Competencies
 

Competencias Corporativas

 

Valores / Principios: 

·           Integridad

·           Compromiso con la Organización y sus Mandatos

·           Sensibilidad Cultural / Valoración de la Diversidad

 

Liderazgo Personal y Eficacia: 

·           Pensamiento analítico y estratégico

·           Orientación basada en resultados

·           Compromiso con la excelencia

·           Toma de decisiones apropiadas y transparentes

·           Compartir conocimiento / aprendizaje continuo

 

Desarrollo de Persona

·           Fomento del desarrollo profesional

·           Orientación y tutoría

·           Gestión de desempeño

·           Fomento de la innovación y el empoderamiento

 

Construcción y Gestión de Relaciones

·           Trabajo en equipo

·           Comunicación de información e ideas

·           Autogestión / inteligencia emocional

·           Manejo de conflictos / Negociación & resolución de desacuerdos

 

Competencias funcionales:

 

Gestión del Conocimiento y Aprendizaje

·           Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera de UNFPA.

·           Promueve la gestión del conocimiento en UNFPA y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal.

·           Promoción y aplicación de los derechos humanos y enfoque de género en sus áreas de responsabilidad

Liderazgo y Auto Gestión:

 

·           Amplio conocimiento del entorno en donde realizará su trabajo.

·           Habilidad y experiencia en el trabajo.

·           Aptitudes para responder oportunamente a las exigencias de entornos complejos.

·           Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.

·           Demuestra una actitud positiva y constructiva.

·           Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.

·           Demuestra apertura al cambio y habilidad para manejar situaciones complejas.

·           Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita.

·           Fija metas y estándares claros, ejecutando sus responsabilidades acorde con esto, capacidad de priorizar.

 

Orientación a Resultado y Eficacia Operacional

·           Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados.

·           Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.

·           Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos

·           Habilidad para formular y manejar presupuestos.

 

 
Required Skills and Experience
 

·           Grado académico:Título superior universitario.

·           Tipo de carrera:Estudios en administración, ciencias sociales, económicas, otras carreras afines.

·           Años de experiencia: Experiencia de tres (3) años en el desarrollo de labores de asistente de gerencia o similares;

·           Experiencia en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.).

·           Conocimiento en manejo de Sistemas de Gestión o Financiero ERP (ATLAS) es una ventaja.

·           Experiencia en el manejo de paquetes estadísticos, software para publicaciones y presentaciones (MS Publisher, Flash, Power Point, otros), es una ventaja.

·           Conocimiento del Sistema de Naciones Unidas en Venezuela es una ventaja.

·           Conocimiento de temas de género, salud sexual y reproductiva o población y desarrollo, es una ventaja.

·           Idiomas: Habilidades de comunicación fluida escrita y verbal, en español e inglés.

Postulaciones a través de cualquiera de los siguientes links: 

http://www.ve.undp.org/content/venezuela/es/home/operations/jobs.html y/o  

https://jobs.partneragencies.net/erecruit.html