UNV

UNV - Asistente de Programa

16 Julio 2017

Caracas, Venezuela

Background
 

Bajo la dirección del Representante del UNFPA, el/la Asistente de Programa  provee servicios de apoyo a los programas garantizando la  calidad de trabajo y la entrega precisa y oportuna del mismo, con información debidamente registrada / documentada.    

El/la Asistente de Programa trabaja en estrecha colaboración con la Unidad  de Apoyo a la Gestión de Programa, Operaciones y personal del proyecto en la sede de la CO y del UNFPA , según sea necesario para intercambiar información y apoyar la ejecución de los programas.

 
Duties and Responsibilities
 

·                    Apoyará a las/los oficiales de programa en la ejecución de proyectos, planes anuales de trabajo, preparación de documentación de soporte para la transferencia de recursos, estableciendo relaciones de colaboración con los agentes de implementación, donantes, expertos y otras agencias del SNU para facilitar la ejecución oportuna y eficiente de proyectos.

·                    Establecerá comunicación con los socios implementadores, consultores y otras agencias del SNU, cuando sea necesario, para retroalimentar sobre documentación presentada para aclarar dudas o apoyar en procesos y actividades.

·                    Apoyará a las/los oficiales de programa en el seguimiento del planes de trabajo, en la revisión de ire2nformes financieros, en el cumplimientos de los formatos existentes, herramientas de monitoreo y documentación de soporte de los mismos.

·                    Apoyará en la gestión de compras internacionales de insumos de salud sexual y reproductiva.

·                    Apoyará a las/los oficiales de programa en el seguimiento de los proyectos, incluyendo la elaboración requisiciones, solicitudes de cotizaciones y recepción de productos.

·                    Ingresará información financiera correspondiente a su perfil en el sistema ATLAS.

·                    Organizará y actualizará el archivo de programas (IP, proyectos, AWP y ejecución de los mismos), con base en políticas institucionales.

·                    Apoyará en la gestión de correspondencia con socios implementadores de planes de trabajo y su seguimiento.

·                    Ordenará, actualizará, controlará y hará resguardo físico y electrónico de las acciones programáticas, de sus planes de trabajo así como productos financieros y comunicacionales.

·                    Apoyará a las/los oficiales de programa en la búsqueda y preparación de documentación administrativa y normativa para formulación y seguimiento de planes de trabajo.

·                    Organizará las misiones tanto nacionales como internacionales de las Oficiales de Programas, así como de miembros o funcionarios de los IP, en caso que así fuese necesario.

 

Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a:

 

·                    Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU, como por ejemplo en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado (DIV);

·                    Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión;

·                    Reflexionar sobre el tipo y la calidad de la acción voluntaria que se lleva a cabo, incluida su participación en actividades realizadas periódicamente;

·                    Contribuir con artículos/críticas (opiniones) de las experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su publicación en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU;

·                    Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Voluntarios de la ONU;

·                    Asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio con individuos y organizaciones locales pertinentes cuando sea técnicamente posible.

 
Competencies
 

Valores / Principios: 

 

·                     Integridad

·                     Compromiso con la Organización y sus Mandatos

·                     Sensibilidad Cultural / Valoración de la Diversidad

 

Liderazgo Personal y Eficacia: 

 

·                     Pensamiento analítico y estratégico

·                     Orientación basada en resultados

·                     Compromiso con la excelencia

·                     Toma de decisiones apropiadas y transparentes

·                     Compartir conocimiento / aprendizaje continuo

 

Desarrollo de Personas

 

·                     Fomento del desarrollo profesional

·                     Orientación y tutoría

·                     Gestión de desempeño

·                     Fomento de la innovación y el empoderamiento

 

Competencias funcionales

 

Orientación al cliente

·                    Establece relaciones efectivas con los clientes internos y externos, apoya activamente los intereses del cliente e investiga las posibles soluciones a las necesidades del cliente.  Organiza y prioriza horario de trabajo y responde a las necesidades del cliente rápida y diplomáticamente.

 

 

Pensamiento analítico y estratégico

·                    Utiliza herramientas analíticas apropiadas y la lógica para reunir, definir y analizar la información, las situaciones y  problemas,  y saca conclusiones lógicas a partir de los datos. Demuestra la capacidad de establecer prioridades claras y apropiadas para concentrarse en tareas y actividades que tienen un impacto estratégico en los resultados. Anticipar y satisfacer las necesidades de información del equipo y otras partes interesadas.

Orientación a resultados / Compromiso con la excelencia

·                    Se afana en lograr un estándar personal de excelencia. Toma acción que va más allá de responder a las necesidades obvias de la situación y persiste hasta que se alcancen resultados exitosos.

Trabajando en equipos

·                    Trabaja en colaboración con profesionales de dentro y fuera del UNFPA para permitir el logro de metas comunes y objetivos compartidos. Busca activamente la resolución de discrepancias y apoya las decisiones del equipo.

Comunicación de información e ideas

·                    Proporciona información oral y escrita de una manera oportuna, eficaz y de fácil comprensión. Participa en reuniones y discusiones de grupo de escucha y el intercambio de información de forma activa. Francamente expresa ideas con la intención de resolver los problemas, considera lo que otros tienen que decir y responde adecuadamente a las críticas.

La gestión de conflictos y manejo personal

·                    Maneja sus reacciones personales manteniendo la calma, incluso cuando está bajo estrés o durante una crisis,  y evita involucrarse en  conflictos improductivos. Se muestra en desacuerdo de manera constructiva, centrándose en el problema, no la persona. Tolera condiciones de incertidumbre o ambigüedad y continúa trabajando de manera productiva.

 
Required Skills and Experience
 

·                    Grado académico: Título superior universitario.

·                    Tipo de carrera: Licenciatura en Negocios o administración pública, finanzas, Ciencias Sociales y políticas, otras carreras afines.

·                     Años de experiencia: Experiencia de tres (3) años en asistencia administrativa, deseable con la gestión de proyectos;

·                     Experienca previa con la ONU o una organización internacional será de gran valor;

·                     Capacidad de redacción e investigación;

·                     Experiencia en apoyo logístico.

·                     Conocimiento de uso de bases de datos, sistemas operativos y programas (Microsoft Pack, Windows) y herramientas (Google Drive). El conocimiento de un sistema ERP será una ventaja;

·                     Capacidad para analizar, interpretar y aplicar programas y normas y reglamentos financieros;

·                     Conocimientos de control interno, auditoría y normas de contabilidad para programas y/o gestión financiera;

·                     Capacidad para trabajar en armonía en ambientes multicultural y multiétnico respetando la diversidad cultural y religiosa.

Postulaciones a través de cualquiera de los siguientes links: 

http://www.ve.undp.org/content/venezuela/es/home/operations/jobs.html y/o

https://jobs.partneragencies.net/erecruit.html